La transition vers l’infonuagique

L’infonuagique est une tendance bien implantée dans le monde numérique, qui repose sur la mise en commun d’un grand nombre de serveurs en réseau pour entreposer et exploiter des données. Elle permet à de plus petites organisations ou à des individus d’avoir accès à une grande puissance de calcul (processing power) pour un plus faible coût. En termes plus concrets pour nous, cela signifie que plutôt que de travailler avec des logiciels installés sur nos postes informatiques (tout est stocké sur notre ordinateur), nous avons accès à à divers outils à travers des applications web (nous communiquons avec un réseau de serveurs par le biais d’internet).

Il existe toute une panoplie de services disponibles en infonuagiques. Les plus pertinents pour nos organisations sont souvent les services de stockage et de partage de l’information et les suites bureautiques (en mode collaboratif). Comme nous sommes plusieurs dans le milieu à nous engager dans des démarches de transition vers l’infonuagique (plus précisément, vers les services intégrant bureautique, messagerie et gestion documentaire, tels que Gsuite et Office 365), il semble pertinent de faire le point sur cette technologie.

Un fait intéressant et peut-être peu connu est que les centres qui ont le statut d’organismes sans but lucratif ont accès à divers produits de Google et de Microsoft gratuitement ou à prix réduit à travers Techsoup Canada, un organisme qui vise à favoriser l’accès aux technologies numériques pour les OSBL. Les produits Gsuite et Office 365 sont largement adoptés au sein d’entreprises, d’institutions et d’organismes de toutes tailles. Ils représentent donc quelques avantages en ce qui a trait à la facilité d’installation et d’utilisation, aux coûts d’exploitation bas ou nuls, à l’interopérabilité avec divers systèmes et d’autres services, au travail régulier des équipes de développement, à la fiabilité du service à la clientèle et à l’ampleur de la communauté d’utilisatrices et d’utilisateurs.

Il reste que ces services sont offerts par des compagnies très puissantes dont les valeurs et modèles d’affaire sont aux antipodes de nos organisations. Il existe des services infonuagiques libres qui s’inscrivent en alternative à ceux des géants. Ceux-ci demanderont un investissement supérieur en terme de coûts d’exploitation (gestion des espaces de serveur) et d’expertise nécessaire pour la mise en place. Ils peuvent néanmoins mieux correspondre à l’éthique et aux valeurs d’autogestion des centres. On compte parmi les services alternatifs de stockage Sync (Canada) et parmi les suites bureautiques et autres plateformes intégrées Nextcloud (Allemagne), Framasoft (France) et Wikisuite (Québec).

Les avantages et limites des services de gestion intégrée en infonuagique

Afin d’évaluer la pertinence pour un centre d’artistes d’adopter un service de gestion intégrée en infonuagique, je propose cette liste non-exhaustive d’avantages et de limites.

Quelques avantages :

  • allonger la durée de vie utile de nos ordinateurs ;
  • favoriser le travail collaboratif ;
  • assurer un meilleur accès aux documents d’une organisation pour les membres de son équipe, ce qui comprend la possibilité de gérer les accès aux dossiers sensibles ;
  • régler les problèmes de versions et de suivis de modification ;
  • faciliter le travail à distance ;
  • sauvegardes automatiques ;
  • économies possibles en temps et en argent.

Cet article du Regroupement québécois de la danse présente plus en détail les avantages listés ici.

Quelques limites :

  • dépendance à la qualité du réseau internet ;
  • technologie énergivore ;
  • systèmes propriétaires (dans le cas de Google et Microsoft) ;
  • hébergement des données à l’étranger (avec les serveurs de Google et Microsoft) ;
  • opacité quant à l’utilisation des données des organismes qui adhèrent aux services “gratuits” (noter la plus grande confidentialité du service Gsuite par rapport aux comptes Google de particuliers) ;
  • export des données laborieux.

Outils pour faciliter la transition

Dans le cadre de démarches de transition vers Gsuite avec le RCAAQ et le CQAM, j’ai été amenée à développer, avec l’aide de 0/1 – Hub numérique de l’Estrie, deux outils pour nous appuyer dans notre prise de décision et dans notre planification.

Si la question vous intéresse, je vous invite à consulter :

Vous pouvez également jeter un coup d’oeil au guide de migration en cours d’élaboration avec l’équipe du Hub 0/1. La section portant sur Office 365 est bien développée et permet d’obtenir une vue d’ensemble des étapes à travers lesquelles une organisation doit passer pour effectuer la transition vers ce service (les étapes sont sensiblement les mêmes pour Gsuite) :

J’estime que le processus de transition vers les services de Google et de Microsoft peut se réaliser à l’intérieur de deux mois. Il demande néanmoins un engagement régulier afin d’accomplir une suite d’étapes qui peuvent s’échelonner dans une durée plus ou moins grande.

Perspectives

Compétences

Nous pouvons toutes et tous considérer avoir les compétences nécessaires pour mener à bien ce type de transition. Il me semble important de souligner que notre milieu foisonne de professionnel.le.s doué.e.s dans la gestion de projets et aptes à la recherche, à l’analyse, à la résolution de problèmes et à l’apprentissage de nouveaux outils.

Il reste que les centres d’artistes sont des organisations mobilisant des petites équipes de travailleuses et travailleurs culturels et de bénévoles qui accomplissent beaucoup, souvent avec peu. Il est donc normal, voire essentiel, de prendre le temps d’évaluer rigoureusement l’équation qui prend en compte la charge de travail actuelle et projetée dans le cadre de cette transition, la courbe d’apprentissage à prévoir, les ressources disponibles, les expertises (internes ou externes) et les besoins en jeu. Il peut aussi être intéressant de se tenir à l’affût de l’offre de formation sur le thème dans le milieu culturel.

Je précise tout de même que l’installation de la plupart de ces produits ne demande aucune expertise en programmation ou en technologie de l’information. Il s’agit plutôt de suivre des instructions et de naviguer dans des interfaces somme toute assez conviviales pour créer et configurer les comptes souhaités. Une part du secret de la réussite dans ce domaine repose ainsi sur la confiance en ses capacités et l’utilisation d’un moteur de recherche ou d’un.e collègue aguerri.e pour trouver des réponses à ses questions!

Autogestion et développements futurs

Pour finir sur une note inspirante, je propose de porter un regard sur deux initiatives de centres d’artistes qui ont souhaité exercer un plus grand contrôle sur leurs informations et sur le développement d’outils adaptés à leurs réalités.

Studio XX a effectué à l’automne dernier une transition vers des services infonuagiques libres grâce à l’impulsion d’un comité dédié. L’équipe teste notamment les services Nextcloud et Mattermost (messagerie instantanée alternative à Slack). Pour se lancer dans ce projet, l’organisme a réunit un ensemble de conditions idéales, soit un engagement de la part de l’équipe, du CA et des membres, la présence d’expertises pertinentes au sein de cette communauté et l’intégration du processus dans la programmation en cours au centre (Slow Tech). Il s’agit d’un cas où la cohérence entre la démarche et les valeurs du centre est évidente. Nous aurons sans doute éventuellement la chance d’échanger avec le Studio XX sur cette expérience.

Un autre cas intéressant est celui de Film Reel (Integrated Arts Management System). Il s’agit d’un système de gestion intégrée développé par la Film and Video Arts Society of Alberta, spécifiquement conçu pour les centres d’artistes en arts médiatiques. Ce système vise la prise en charge, en plusieurs modules, des processus de gestion des membres, d’inventaire et de location, de gestion de projets, de programmation d’événements et de formations, puis de compilation de rapports pour les subventionneurs. Ce système pourrait répondre à plusieurs besoins de centres d’artistes et de petits organismes du milieu. Il y a d’ailleurs une volonté de la part de l’équipe de Film Reel de poursuivre les développements du service (mises à jour, développement de nouveaux modules, traduction en français) et d’augmenter le bassin d’utilisatrices et d’utilisateurs dans un avenir rapproché.

Je vous invite à me contacter si ces questions entrent en résonance avec les enjeux de vos centres, que ce soit pour discuter ou pour échanger quelques conseils!

À bientôt,
Isabelle L’Heureux, agente de développement culturel numérique

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