En février on fait le ménage dans nos dossiers

Chronique mensuelle d’Isabelle L’Heureux, agente de développement culturel numérique CQAM-RAIQ-RCAAQ.

Pour cette première chronique ADN de 2021, c’est animée par l’enthousiasme des résolutions de nouvelle année, des grands ménages, des 30 jours de yoga et autres tendances post-congé-des-fêtes, que je propose au milieu des arts actuels notre propre expérience de détox sur thème de gestion documentaire : en février, on fait le ménage dans nos dossiers!

Si votre boîte de courriel déborde, cette cure est pour vous! Si vous avez fait partie de la dernière cohorte de la formation Introduction à la gestion des archives numériques, c’est le temps de mettre en pratique vos apprentissages! Si vous êtes en télétravail et n’avez pas réalisé de sauvegarde de vos dossiers depuis le printemps dernier, embarquez dans le train sans hésiter!

Pour élaborer notre programme, je suis allée fouiller dans les ressources développées avec le service de formation du RCAAQ au fil des années. Les prochains conseils sont ainsi tirés du cahier didactique Gestion des archives numériques, préparé par Hélène Brousseau en 2020 et disponible dans votre Espace membre, du Petit Guide vert sur la gestion des courriels et de la messagerie, rédigé par Dominic Boisvert en 2017 et accessible à tous en ligne, ainsi que du Petit Guide bleu de la gestion des documents et des archives, rédigé par Denis Lessard en 2014.

Voici, sans plus attendre, notre programme pour les prochaines semaines!

Semaine 1 : plongez dans les dossiers des projets complétés en 2020

Pour inaugurer ce mois de grand ménage, commençons par faire le tri dans les dossiers des projets et activités complétés en 2020.

  • Rassemblez tous les documents liés à un projet complété. Si vos fichiers sont éparpillés entre quelques postes de travail, disques (drives) partagés, clés usb, disques durs externes et compagnie, essayez de les réunir au même endroit ou de faire la liste des différents emplacements où vous les trouverez.
  • Renommez les fichiers à conserver (contrats, factures, versions finales de textes, rapports, photographies, etc.) avec un nom significatif si ce n’est pas déjà le cas. Veillez à respecter votre convention de nommage, si vous en avez une, ou à appliquer quelques bonnes pratiques (éviter les particules inutiles (“le”, “du”, “et”…) et les caractères spéciaux, éviter les majuscules, utiliser la barre de soulignement plutôt que l’espace, etc.).
  • Élaguez tous les fichiers que vous ne souhaitez pas conserver : les versions de travail, les doublons, les dossiers vides, etc.
  • Classez les documents à conserver au bon endroit dans votre arborescence de dossiers, en utilisant votre plan de classification ou les conventions moins formelles que vous partagez avec vos collègues.

Répétez l’exercice avec chaque projet complété depuis votre dernier ménage, ou jusqu’à ce vous vous considériez satisfait.e, puis constatez avec allégresse l’espace libéré sur votre disque dur/votre serveur/votre disque partagé.

Astuce : si vos dossiers se trouvent dans un espace partagé, travaillez en équipe! Lorsque plusieurs personnes prennent la responsabilité d’un ou deux dossiers chacun.e, la tâche devient moins intimidante.

Pour en lire plus sur le sujet, consultez le cahier didactique Gestion des archives numériques, disponible dans l’Espace membre du RCAAQ.

Semaine 2 : faites le tri dans vos courriels

Comme nous l’apprend le Petit Guide vert sur la gestion des courriels et de la messagerie, nos courriels n’ont pas tous la même valeur aux yeux de la loi et de la postérité.

Le défi pour cette deuxième semaine consiste donc à purger nos boîtes de messagerie des courriels éphémères et sans valeur.

Un courriel éphémère sert à transmettre une information utile dans l’immédiat, mais dont la trace n’a pas à être conservée au-delà d’un court délai. Des exemples courants sont les messages visant à prendre rendez-vous, à planifier une réunion, à demander ou transmettre une information générale, à envoyer un document en pièce-jointe, etc. Une fois que le rendez-vous est noté au calendrier, que la pièce-jointe est téléchargée, que l’information est transmise, ces courriels peuvent être supprimés.

Le courriel sans valeur, quant à lui, se définit par la négative : il s’agit d’un courriel qui n’a aucune valeur légale, administrative, financière ou éphémère. Sont compris dans cette catégories les messages qui ne sont pas liés à une activité professionnelle, les infolettres et les pourriels. Ces messages peuvent rapidement trouver la voie de la corbeille, il ne sert à rien de les laisser s’accumuler dans votre espace de stockage.

Astuce : utilisez les fonctions de filtre et de recherche de votre boîte de messagerie pour identifier plus rapidement les courriels que vous souhaitez supprimer. Par exemple, une recherche avec le mot clé “réunion” pourra vous aider à repérer rapidement les courriels qui ont servi à la planification et au rappel d’une réunion, et auxquels vous pouvez maintenant dire au revoir.

Vous êtes inspiré.e.s à en faire plus? Pour un ménage en profondeur et une stratégie plus holistique de gestion des courriels, consultez le Petit Guide vert.

Semaine 3 : préservez les fruits de votre travail

Blague de confitures et de marinades à part, la saine gestion de nos documents est toujours de saison. L’invitation que je vous lance pour la troisième semaine de notre expérience est celle-ci : faites des sauvegardes de vos dossiers et documents!

Si vous avez déjà tout un appareil de gestion documentaire en place (voir le Petit Guide bleu pour des détails sur les plans de classification et les calendriers de conservation), profitez de cette semaine pour l’appliquer en vous concentrant sur la sauvegarde des documents actifs et l’archivage des dossiers inactifs que vous souhaitez conserver, pour des raisons administratives, légales ou historiques.

Si votre organisme n’a pas formalisé de procédures en ce sens, prenez le temps d’identifier minimalement les dossiers contenant des documents qui ont une valeur administrative, légale ou financière (procès-verbaux, contrats, factures, baux, listes de membres, etc.), ainsi que les dossiers courants. Effectuez ensuite une copie de ces dossiers sur un disque dur externe et/ou un autre médium de sauvegarde (impression papier, service en infonuagique).

Astuce : même si vos dossiers sont hébergés auprès de services infonuagiques tels que ceux offerts par Google et Microsoft, il est bon de réaliser des sauvegardes régulières des dossiers importants sur un disque dur externe, vers un autre service de stockage de fichiers ou même sur papier, lorsque cela est possible et pertinent pour vous.

L’idée est d’assurer un accès de secours à vos divers documents, en cas de bris matériel, de panne de serveurs ou d’attaque de rançongiciel, entre autres scénarios catastrophes courants.

Semaine 4 : bonus!

Pour conclure avec un clin d’œil à la pratique du yoga, imaginons la quatrième et ultime semaine comme un lotus ou un savasana serein, soit un moment d’immobilité et de recueillement lors duquel on observe les effets de notre pratique et on contemple notre humanité.

Autrement dit, cette dernière semaine est réservée à la réflexion. L’exercice de sauvegarde de vos dossiers vous a-t-il fait réaliser qu’un rançongiciel arrivant au mauvais moment (disons 6 mois après votre dernière sauvegarde) pourrait mettre en péril le cours tranquille de vos activités? Le ménage dans vos dossiers a-t-il révélé l’utilité que pourrait avoir un plan de classification plus formel dans l’espace infonuagique que vous partagez avec votre équipe?

Si cette expérience vous inspire à vous engager dans la définition de nouvelles pratiques de gestion documentaire ou de cybersécurité, plusieurs ressources sont à votre disposition. Voici quelques pistes :

En espérant que ce billet vous motivera à faire le ménage dans vos dossiers ou vous fera sourire!

Isabelle L’Heureux

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